De Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) informeert u graag over hoe we uw persoonsgegevens verwerken. De VGC respecteert uw privacy en beheert uw persoonsgegevens op een verantwoorde en veilige manier.
Met uw persoonsgegevens verwerken we uw inschrijving, garanderen we uw deelname aan activiteiten en houden we u op de hoogte van onze dienstverlening. Met uw inschrijving geeft u uitdrukkelijk uw toestemming om uw persoonsgegevens en die van uw medewerkers te verwerken. In wat volgt zetten we uiteen hoe we precies omgaan met uw persoonsgegevens en wat uw rechten hieromtrent zijn.
Welke gegevens verwerken we?
De VGC verwerkt in het kader van deze software en de georganiseerde activiteiten:
- uw identificatie-, contact- en authorisatiegegevens (o.a. naam, voornaam, geslacht, e-mail, telefoonnummer, IP-adres, gebruikersnaam van de hoofdgebruiker).
- een historiek van activiteiten waaraan u of uw medewerkers heeft deelgenomen.
- de persoonsgegevens die u meedeelt bij het invullen van contactformulieren of evaluatieformulieren.
- sfeerbeelden kunnen gemaakt worden bij alle activiteiten. Wil je niet dat er sfeerbeelden van jou of je kind gemaakt of gepubliceerd worden in bijvoorbeeld brochures of op een website? Meld dat bij de inschrijving of bij de fotograaf.
Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
De VGC gebruikt de verzamelde persoonsgegevens om:
- uw inschrijving en die van uw medewerkers te verwerken.
- aanwezigheden bij te houden en deelname-attesten te genereren.
- u op de hoogte te houden van onze dienstverlening.
Het betreft hier functionele informatie, zoals o.a.: vormingsbrochure, activatiemails, communicatie m.b.t. wijziging lesgever/ locatie / tijdstip, communicatie in geval van nood, … - u evaluatie en feedback te vragen over activiteiten waaraan u (of uw medewerkers) heeft deelgenomen.
- uw (aan)vragen te behandelen.
- onze diensten en dienstverlening te verbeteren (bv. feedback en bezoekstatistieken die zoveel mogelijk anoniem worden bijgehouden).
- een eenduidig databestand te behouden (bv. dubbele accounts verwijderen).
- onze infrastructuur en uw gegevens te beschermen: de identificatiegegevens van de apparaten die verbinding maken met onze website en de activiteiten van de gebruikers van onze website worden bewaard om illegale activiteiten die de website en uw gegevens in gevaar zouden kunnen brengen te voorkomen en te onderzoeken, bijvoorbeeld hacking.
- u op de hoogte te houden van het vormingsaanbod van de VGC indien u zich hiervoor inschrijft.
- sfeerbeelden kunnen gebruikt worden op de websites, brochures, affiches, interne kanalen en sociale media van de VGC. Het beeldmateriaal wordt enkel voor informatieve, sensibiliserende of promotionele communicatie van de VGC gebruikt. Het wordt in geen geval gebruikt voor commerciële of politieke doeleinden.
Geven we uw gegevens door?
De VGC staat steeds in voor een vertrouwelijke en verantwoorde omgang met uw persoonsgegevens. De VGC geeft uw gegevens, wanneer nodig, door aan de organisatoren van de activiteiten. De organisator behandelt uw gegevens vertrouwelijk en geeft ze nooit door aan derden.>
Beeldmateriaal kan gepubliceerd worden op sites van derden (bv. Facebook, Instagram).
Uw gegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte bewaard.
Hoelang bewaren wij uw gegevens?
De gegevens verzameld via het contactformulier worden bewaard tot 1 jaar nadat uw (aan)vraag behandeld is.
Verwittig ons wanneer één van uw werknemers niet meer werkzaam is in de voorziening. De gegevens worden zo snel mogelijk verwijderd.
Beeldmateriaal wordt gedurende tien jaar gebruikt voor communicatiedoeleinden. Vervolgens wordt het gearchiveerd: de VGC bewaart de foto’s (in het kader van historische relevantie), maar gebruikt ze niet langer (tenzij anders overeengekomen).
Wat zijn uw rechten?
Overeenkomstig de wetgeving en onder de geldende voorwaarden heeft u de volgende rechten:
- uw recht op informatie: u kunt altijd meer informatie vragen over de manier waarop de VGC met uw persoonsgegevens omgaat.
- uw recht op inzage: u kunt altijd uw persoonsgegevens opvragen ter inzage.
- uw recht op aanpassing: u kunt uw persoonsgegevens laten verbeteren of aanvullen.
- uw recht op overdraagbaarheid: u kunt uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm krijgen.
- het recht op beperking van de verwerking: u kunt een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens in de toekomst vragen.
- het recht op bezwaar: u kunt een bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor onder meer direct marketing doeleinden.
- het recht om niet ongewenst onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluiten met juridische kracht.
- u hebt het recht om de gegeven toestemming in te trekken, voor zover de verwerking louter gebaseerd is op uw toestemming.
- het recht op gegevensverwijdering: u kunt onder voorwaarden de verwijdering van uw persoonsgegevens vragen. Bij het verlenen van subsidies zijn we als overheid verplicht bepaalde gegevens te bewaren. De VGC doet bij uitoefening van dit recht haar best om uw recht om vergeten te worden in te willigen.
Wil u van een van deze rechten gebruikmaken? Hebt u vragen?
Contacteer Opgroeien in Brussel via opgroeieninbrussel@vgc.be, 02 563 03 62, of per post:
Entiteit Gezin - Vlaamse Gemeenschapscommissie
Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel
Extra informatie? Een klacht?
Voor bijkomende informatie betreffende de bescherming van de persoonsgegevens kunt u zich richten tot de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer of DPO) die instaat voor de behartiging van de privacybelangen. Contacteer hem via mail naar privacy@vgc.be of per post:
Vlaamse Gemeenschapscommissie
Functionaris voor gegevensbescherming
Emile Jacqmainlaan 135, 1000 Brussel
Hebt u een klacht? Dan kunt u zich richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
Contacteer GBA via contact@apd-gba.be, 02 274 48 00, of per post:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be