© Kamilia Hsaine

Veel gestelde vragen over Staycation

  • Wie kan een dossier indienen?
    Individuen, organisaties (feitelijke vereniging of een vereniging zonder winstoogmerk) en de lokale besturen kunnen, al dan niet in een samenwerkingsverband, een aanvraag indienen.
     
  • Kan een initiatiefnemer een subsidie aanvragen via zowel de ‘StaycationBXL’-oproep als de oproep van Brussel Mobiliteit ‘Bruxelles en vacances/Brussel op vakantie’?
    Ja, een initiatiefnemer kan voor eenzelfde initiatief een aanvraag indienen via zowel de ‘Staycation’-oproep als de oproep van Brussel Mobiliteit.
     
  • Kan een initiatiefnemer ook subsidies aanvragen voor speelweken en sportweken?
    Neen, daarvoor bestaan de reglementen voor ondersteuning van vakantie-initiatieven en sportief vakantieaanbod.
     
  • Kan een initiatiefnemer meerdere initiatieven indienen?
    Ja, een initiatiefnemer kan voor verschillende initiatieven een aanvraag indienen. Per initiatief kan slechts één aanvraag worden ingediend.
     
  • Aan welke voorwaarden moet mijn project voldoen om in aanmerking te komen?
    Dit zijn de ontvankelijkheidscriteria:
    • zich richten tot een Brussels publiek en/of op Brusselaars in een kwetsbare situatie, senioren of (gezinnen met) kinderen en jongeren
    • publiek toegankelijk zijn
    • plaatsvinden tussen 1 juli en 31 augustus 2021
    • beantwoorden aan alle veiligheidsmaatregelen van de lokale, regionale en nationale overheden
    • minstens het Nederlands gebruiken in alle communicatie en tijdens de activiteiten.
  • Hoe worden de aanvragen beoordeeld?

    De administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie gaat na of de aanvraag voldoet aan het reglement en beoordeelt de aanvragen op de volgende criteria:

    • de inhoudelijke kwaliteiten van het initiatief en de mate waarin het initiatief aansluit bij de doelstelling van het reglement
    • het bereik van het initiatief
    • de mate waarin het initiatief zich richt tot Brusselaars in een kwetsbare situatie, senioren of (gezinnen met) kinderen en jongeren en Brusselaars personen
    • de spreiding van de initiatieven over de verschillende thema’s (plezier sportief, plezier artistiek, plezier digitaal, speelplezier)
    • de spreiding van de initiatieven in tijd gedurende de volledige zomervakantie
    • de geografische spreiding van de initiatieven over het Brussels Hoofdstedelijk Gewest
    • de correcte verloning van de begeleiders van het initiatief
    • de samenwerkingsverbanden.
  • Wanneer weet ik of mijn initiatief ondersteund wordt?
    De VGC neemt ten laatste op 4 juni 2021 een beslissing.
     
  • Hoe ontvang ik mijn subsidie?
    Subsidies worden in één schijf uitbetaald nadat de beslissing is genomen.

Welke kosten komen in aanmerking?

Alleen kosten die rechtstreeks verbonden zijn aan de initiatieven worden aanvaard. Investeringskosten en reguliere personeelskosten komen niet in aanmerking voor subsidiëring.

Wat is een investeringskost?

Een investeringskost doet men wanneer men materiaal aankoopt met een bepaalde waarde en een verwachte levensduur van meer dan een jaar.

Moet ik een verslag indienen?

Ja, uiterlijk drie maanden na afloop van het initiatief moet een inhoudelijk en financieel verslag worden ingediend. Het financieel verslag omvat een overzicht van alle onkosten die zijn gemaakt voor de uitvoering van het project. U hoeft facturen, bankuittreksels,… niet mee te sturen, maar houdt deze wel bij. Eventueel kunnen die later wel worden opgevraagd.

Moet ik als individu belastingen betalen op een Staycation BXL- subsidie?

Dit is fiscaal recht waarvoor de FOD Financiën bevoegd is. Indien u een kunstenaar bent, raadt de VGC aan om contact op te nemen met het Cultuurloket, aangezien zij het volledige plaatje (statuut van de kunstenaar, deze subsidie, eventueel andere inkomsten) mee in rekening kunnen nemen. Wel is het zo dat de VGC op de lijst staat van erkende instanties ‘fiscaal voordeel prijzen en subsidies’ staat.

Moet ik een verzekering nemen?

Dat hangt af van de aard van de activiteit en van de organisator. Voor digitale projecten zal een verzekering misschien niet nodig zijn. En veel organisaties hebben ook al een verzekering die het Staycation-initiatief kan dekken. Zorg er wel voor dat alle medewerkers, vrijwilligers en deelnemers aan het initiatief goed verzekerd zijn en dat u niet persoonlijk aansprakelijk bent als er iets misgaat. De volgende verzekeringsmogelijkheden kunnen u misschien helpen.

  • Kan ik gebruikmaken van de gratis Sportplusverzekering?
    Ja, dat kan indien u de sportverzekering ten minste drie weken voor aanvang van de activiteit  aanvraagt via de Sportdienst van de VGC. Een blanco aanvraagformulier kan u bij hen krijgen. Wanneer u aan de Sportdienst het ingevulde aanvraagformulier bezorgt, sturen zij die aanvraag naar de provinciale promotiedienst van Sport Vlaanderen. Die beslist over de goedkeuring. Meer info over de Sportplusverzekering vindt u bij Sport Vlaanderen.
     
  • Kan ik gebruikmaken van de gratis vrijwilligersverzekering van de Vlaamse Overheid?
    Dat kan, als uw vzw of feitelijke vereniging gevestigd is in Vlaanderen of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (en in dat laatste geval de voertaal van de organisatie Nederlands is). Deze verzekering is vooral interessant voor occasionele initiatieven of bij extra activiteiten en bedoeld voor vrijwilligers die wettelijk minder goed beschermd zijn zoals een straatcomité, …. Ze verzekert vrijwilligers voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Meer info vindt u op gratisvrijwilligersverzekering.be.

In je Staycationproject zal u misschien een beroep doen op medewerkers die geen vast contract hebben. Hoe zij worden verloond of vergoed, hangt af van hun statuut. Deze medewerkers kunnen bijvoorbeeld vrijwilliger zijn, als zelfstandige worden ingeschakeld of een kunstenaarsstatuut hebben. Daarnaast zijn er nog andere statuten, met eigen voorwaarden en regels voor verloning of vergoeding.

Waarom krijgt een vrijwilliger een onkostenvergoeding?

  • Vrijwilligers mogen niet worden betaald voor hun inzet. U kan hen wel vergoeden voor de onkosten die ze maken voor hun vrijwilligerswerk. Er zijn twee manieren om dit te doen. Ofwel worden de reële onkosten terugbetaald op basis van bewijsstukken, ofwel wordt een forfaitair bedrag terugbetaald. Bij de forfaitaire terugbetaling geldt het maximumbedrag van 35,41 euro per dag, met een maximum van 1.416,16 euro per jaar. Meer info vindt u bij vrijwilligerswerk.be.
  • Gebruik de onkostenvergoeding voor vrijwilligers niet om een correcte verloning te ontduiken. Neem jonge mensen in dienst als jobstudent of als animator.
  • Wanneer een stagiair meewerkt aan een project kan u als organisator opteren om de onkosten te vergoeden (zie regeling als vrijwilliger).

Hoe kan ik kunstenaars correct verlonen?

Een kunstenaar kan voor occasionele prestaties verloond worden als zelfstandige, via een interimcontract of via de kleine vergoedingsregel voor kunstenaars. De kunstenaar zal ongetwijfeld zelf een voorstel doen in een bepaald statuut. Voor een langdurige opdracht kan u de kunstenaar ook als tijdelijke werknemer in dienst nemen. Consulteer CultuurLoket of juistisjuist.be.

Hoe bepaal ik een correct tarief voor sportlesgevers?

De Sportdienst van de VGC hanteert volgende tarieven voor sportbegeleiders.

Welke andere tewerkingstellingsvormen zijn er?

  • Jobstudent: info over een studentenovereenkomst van bepaalde duur bij werk.belgie.be of sociare.be
  •  25-dagen regel: u sluit een arbeidsovereenkomst van maximum 25 dagen per jaar per werknemer bij één of meer werkgevers. Ook hier info bij sociare.be.
  • Interimwerk voor niet-artistieke prestaties
  • zelfstandige
  • de verenigingswerker: u sluit een schriftelijke overeenkomst van maximum een jaar.

Meer info over bijklussen en de bijhorende vergoedingen, vindt u bij verenigingwerk.be. Consulteer bij sociare.be ook nog deze interessante pagina.

Welke coronamaatregelen moet ik toepassen?

De verschillende veiligheidsmaatregelen zijn gebundeld op info-coronavirus.be.
Voor alle evenementen, voorstellingen, wedstrijden, betogingen en sportieve wedstrijden is het verplicht om het COVID Event Risk Model (CERM) te gebruiken. Dit model helpt u uw initiatief corona-veiliger te maken.
Hebt u via het CERM groen licht gekregen, dan stuurt u dat naar uw gemeente. Maar of een initiatief kan doorgaan, beslist uiteindelijk de gemeente, die daarbij rekening houdt met tijdelijke beslissingen en maatregelen die worden genomen op lokaal, provinciaal of federaal niveau.

Moet een initiatiefnemer mondmaskers, ontsmettingsgel  en ander beschermingsmateriaal voorzien?

  • Organisaties moeten het nodige bescherming- en ontsmettingsmateriaal voorzien zodat de deelnemers veilig kunnen participeren. Zij moeten de contactoppervlakten regelmatig ontsmetten. De deelnemers brengen normaal zelf een mondmasker mee én dragen het, maar het kan nooit kwaad om zelf een paar mondmaskers in reserve te hebben.

  • Een mondmasker dragen en een afstand van 1,5m zijn altijd van toepassing, anders mag de activiteit niet doorgaan.

Zijn er specifieke regels per sector?

Is werken met inschrijvingen verplicht ?

Het is niet verplicht, maar wel aan te raden. Op die manier kan u als organisator beter controle houden op het aantal deelnemers van de activiteit. Vele evenementen werken met een maximum aantal deelnemers per tijdsslot.
 

De initiatiefnemer gebruikt het logo van Staycation BXL in alle communicatie over het project. Daarin is het VGC-logo al verwerkt. In digitale communicatie gebruikt men ook #staycationBXL.

U kan het beeld en logo van Staycation BXL op de homepagina bij 'Downloads' opladen.