Een antwoord op uw vragen
Wie komt in aanmerking voor een subsidie?
Een natuurlijk persoon of organisatie (feitelijke vereniging of vzw) met expertise op vlak van vrij spelen, bouwen of bewegen. Dit kan gaan om speelruimten aanleggen, begeleiden van een bouwspeelplaats of natuurspeelplaats, begeleiden van participatieve processen die uitmonden in een creatie die aanzet tot spelen of bewegen.
Deze expertise blijkt uit uw cv of portfolio.
Welk subsidiebedrag kan ik aanvragen?
Een project voor een speelruimte kan een subsidie krijgen tot 25.000 euro.
Een project voor spel- of beweegprikkels kan een subsidie krijgen tot 10.000 euro.
Kleinschalige initiatieven voor een lager subsidiebedrag komen ook in aanmerking.
Kan ik verschillende projecten indienen?
Ja, u kunt voor verschillende projecten een aanvraag indienen. Maar u moet per project een aanvraag indienen.
Kan ik ook subsidies aanvragen voor speelweken en sportweken?
Niet in het kader van Playcation. Daarvoor kan u een aanvraag indienen binnen de reglementen voor ondersteuning van vakantie-initiatieven en of sportief vakantieaanbod.
Wat is de rol van een lokale partnerorganisatie?
Die organisatie engageert zich om het publiek uit de wijk te betrekken bij het project voorafgaand aan de zomervakantie en/of minstens tijdens een deel van de zomervakantie. De lokale partner staat ook in voor de lokale communicatie. Deze lokale partners kunnen bijvoorbeeld jeugdwerkingen, gemeenschapscentra, lokale dienstencentra, wijkcomités zijn.
Wordt een lokale partnerorganisatie vergoed voor de bijdrage aan Playcation?
Nee. Want publiekswerking behoort tot de normale werking van de lokale partner. Het Playcation-project versterkt de werking van de lokale partner omdat die er belang bij heeft dat het project wordt gerealiseerd en goed verloopt.
Het is mogelijk dat een projecthouder zowel de rol van expert kan opnemen, als een lokale partner is voor de publiekswerking. Maar wie enkel de rol van publiekswerking opneemt, komt in principe niet in aanmerking voor de subsidie.
Kan mijn organisatie tegelijk expert/indiener en lokale partner zijn?
Als je uw organisatie de gevraagde expertise heeft en tegelijk een publiekswerking heeft in een Brusselse wijk, die al tot de normale werking behoort, dan kan dit.
Wat is de rol van het gemeentebestuur?
Het gemeentebestuur engageert zich ertoe de projecten te faciliteren op administratief vlak en waar mogelijk op logistiek vlak. Het gemeentebestuur heeft het laatste woord in de goedkeuring van het project en levert de nodige vergunningen af.
Wat is de rol van de VGC?
De VGC maakt het subsidiekader en faciliteert samenwerkingsverbanden binnen het netwerk van Playcation-partners.
Voor welke kosten mag ik de subsidie gebruiken?
Alleen rechtstreekse kosten om het project te realiseren, worden aanvaard. Reguliere personeelskosten of overheadkosten van de expert/indiener of van de lokale partner(s) komen niet in aanmerking voor subsidiëring. Investeringskosten worden alleen aanvaard voor materiaal dat na afloop van het project duurzaam wordt ingezet voor vrij spelen en bewegen.
Mag ik kosten aanrekenen voor overleg en ‘outreachend’ werken?
Ja, in het kader van dit project en als dit niet tot de normale taken van de natuurlijke persoon of de organisatie behoort.
In welke taal kan ik een project indienen?
De projectaanvraag moet in het Nederlands opgesteld zijn.
Wanneer weet ik of mijn project een subsidie krijgt?
De VGC neemt een beslissing in de laatste week van april 2023.
Hoe ontvang ik mijn subsidie?
Subsidies worden in één schijf uitbetaald nadat de beslissing is genomen.
Hoeveel tijd heb ik om mijn project in 2023 uit te voeren?
Het project start ten laatste in de zomervakantie van 2023. De gesubsidieerde kosten zijn ten laatste op 15 september 2023 gemaakt.
Moet ik een verslag indienen?
Uiterlijk op 30 september 2023 dient u een inhoudelijk en financieel verslag in. Het financieel verslag geeft een overzicht van alle onkosten die u maakte voor het project. U hoeft geen facturen of bankuittreksels in te dienen, maar houdt ze wel bij. Eventueel kan de Vlaamse Gemeenschapscommissie die later nog opvragen.
Kan ik gebruikmaken van de gratis vrijwilligersverzekering van de Vlaamse Overheid?
Dat kan indien uw vzw of feitelijke vereniging gevestigd is in Vlaanderen of het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. In dat laatste geval is Nederlands de voertaal in de werking van de organisatie.
De vrijwilligersverzekering is vooral interessant voor occasionele initiatieven of bij extra activiteiten en bedoeld voor vrijwilligersorganisaties die wettelijk minder goed beschermd zijn, zoals een straatcomité. Ze verzekert vrijwilligers voor burgerrechtelijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen. Meer info via gratisvrijwilligersverzekering.be.
Wanneer komt mijn project in aanmerking?
De ontvankelijkheidscriteria zijn:
- Het project richt zich tot kinderen of jongeren uit de buurt en, waar mogelijk, tot volwassenen.
- Het is gratis en publiek toegankelijk.
- Het project geeft inspraak en zeggenschap aan kinderen en jongeren en, waar mogelijk, omwonenden bij de voorbereiding en uitvoering. De indiener engageert zich en voorziet tijd om in dialoog te gaan met de lokale partner(s), de eigenaar van de locatie en met de bevoegde overheid.
- Het project start ten laatste in de zomervakantie van 2023. De gesubsidieerde kosten zijn ten laatste op 15 september 2023 gemaakt.
- U vergoedt op correcte wijze eventuele begeleiders van het project.
- Het project beantwoordt aan de veiligheidsmaatregelen van de lokale, regionale en nationale overheden vereisen. Alle installaties voldoen aan de wetgeving van betreffende overheden. De expert/indiener is verantwoordelijk om de vereiste keuringen voor de start van het project te bekomen. De kosten voor keuringen kunnen in het project worden opgenomen.
Hoe wordt mijn project beoordeeld?
De Vlaamse Gemeenschapscommissie gaat na of de aanvraag voldoet aan het reglement en beoordeelt de aanvragen op basis van de volgende criteria:
- De mate waarin het een complementair aanbod creëert voor vrij spelen en bewegen,
- De inhoudelijke kwaliteiten, het procesmatige verloop, de organisatorische aanpak,
- De mate waarin het doelpubliek betrokken wordt bij de voorbereiding en/of de uitvoering van het aanbod en de mate van ‘outreachend’ werken,
- De mate waarin het inspeelt op genderevenwicht, verschillende culturele achtergronden en een meertalige omgeving,
- De mate waarin het project aansluit bij de gekozen locatie(s) of, indien geen locatie werd gekozen, de inpasbaarheid op verschillende locaties,
- De looptijd van het project in verhouding tot het gevraagde budget.
De initiatiefnemer gebruikt het logo van Playcation in alle vormen van communicatie over het project en vermeldt de VGC als subsidiërende overheid. De communicatie wordt vormgegeven conform de richtlijnen van de huisstijl van de VGC.
In digitale communicatie gebruikt men #playcation.
Om uw project zo ruim mogelijk te communiceren, voert de Vlaamse Gemeenschapscommissie alle info over het project in via de eigen databank. Via die weg wordt het verspreid in de zomerkalender en -communicatie van Visitbrussels, Uit in Vlaanderen en de verschillende (thema)sites van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Daarom geeft de indiener de datum, plaats en korte omschrijving van het project door aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie vóór de start van het project. De indiener meldt ook eventuele wijzigingen vóór de start.
In uw Playcationproject gaat u misschien een beroep doen op medewerkers die geen vast contract hebben. Hoe zij worden vergoed, hangt af van hun statuut. Deze medewerkers kunnen bijvoorbeeld vrijwilliger zijn, als zelfstandige worden ingeschakeld of een kunstenaarsstatuut hebben. Er bestaan ook nog andere statuten met eigen voorwaarden en regels bij vergoeding.
Waarom krijgt een vrijwilliger een onkostenvergoeding?
- Vrijwilligers mogen niet worden betaald voor hun inzet. U kan hen wel vergoeden voor de onkosten die ze maken voor hun vrijwilligerswerk. Er zijn twee manieren om dit te doen. Ofwel worden de reële onkosten terugbetaald op basis van bewijsstukken. Ofwel wordt een forfaitair bedrag terugbetaald. Bij de forfaitaire terugbetaling is het maximumbedrag 36,84 euro per dag, met een maximum van 2.705,97 euro per jaar (bedragen van 2022). Meer info vindt u bij vrijwilligerswerk.be.
- Gebruik de onkostenvergoeding voor vrijwilligers niet om een correcte verloning te ontduiken. Neem jonge mensen in dienst als jobstudent of als animator.
- Wanneer een stagiair meewerkt aan een project kan u als organisator opteren om de onkosten te vergoeden (zie regeling als vrijwilliger).
Hoe kan ik kunstenaars correct betalen?
Een kunstenaar kan voor occasionele prestaties vergoed worden als zelfstandige, via een interimcontract of via de kleine vergoedingsregel voor kunstenaars. De kunstenaar zal ongetwijfeld zelf een voorstel doen in een bepaald statuut. Voor een langdurige opdracht kan u de kunstenaar ook als tijdelijke werknemer in dienst nemen. Consulteer CultuurLoket of Juistisjuist.
Hoe bepaal ik een correct tarief voor sportlesgevers ?
Op de website van de Sportdienst van de VGC vindt u de gehanteerde tarieven voor sportlesgevers.
Welke andere vormen van tewerkstelling zijn er?
- Jobstudent: info over een studentenovereenkomst van bepaalde duur bij werk.belgie.be of sociare.be.
- 25-dagen regel: u sluit een arbeidsovereenkomst van maximum 25 dagen per jaar per werknemer bij één of meer werkgevers. Ook hier info bij sociare.be .
- Interimwerk voor niet-artistieke prestaties
- zelfstandige
- de verenigingswerker: u sluit een schriftelijke overeenkomst van maximum een jaar.
Meer info over bijklussen en de bijhorende vergoedingen, vindt u bij verenigingwerk.be, sociare.be of de federale overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg.