Werk je met kinderen of jongeren? Dan ben je vanaf 1 februari 2023 als organisatie verplicht om het uittreksel uit het strafregister bij nieuwe meerderjarige medewerkers te controleren.
Het uittreksel uit het strafregister (model 596.2) vervangt het vroegere 'attest voor goed gedrag en zeden'. Het is een officieel document waarin eventuele strafrechtelijke veroordelingen vermeld worden.
Voor wie geldt de controleverplichting?
De controleverplichting geldt voor nieuwe medewerkers van organisaties die een activiteit aanbieden die valt onder opvoeding, psycho-medisch-sociale begeleiding, hulpverlening aan de jeugd, kinderbescherming, animatie of begeleiding aan minderjarigen.
Het gaat om meerderjarige medewerkers (zelfstandigen, statutaire ambtenaren, medewerkers met een arbeidsovereenkomst, student-stagiairs, jobstudenten, vrijwilligers en verengingswerkers) die op structurele basis rechtstreeks contact hebben met minderjarigen.
De organisatie moet het uittreksel uit het strafregister van de kandidaat-medewerker opvragen en controleren vóór de effectieve aanwerving of als het takenpakket van een bestaande medewerker verandert.
Uitzonderingen
In andere bepaalde gevallen moet je als organisatie het attest niet controleren:
- indien de medewerker een vrijwilliger is binnen het jeugdwerk
- indien de medewerker het voorbije jaar reeds een uittreksel heeft voorgelegd en effectief is aangeworven
- indien een medewerker wordt aangesteld via een overeenkomst met een rechtspersoon en die rechtspersoon bevestigd dat de controle reeds is doorgevoerd (bv. als je als vereniging een externe organisatie inhuurt voor het geven van een workshop aan minderjarigen)
- als het gaat om activiteiten van een medewerker die kaderen in een dienstenovereenkomst waardoor er geen structurele samenwerking tussen de organisatie en de medewerker bestaat (bv. een clown die eenmalig een namiddagworkshop komt geven)
Hoe het uittreksel aanvragen?
De betrokken medewerker kan het uittreksel uit het strafregister online aanvragen via https://irisbox.irisnet.be of via of het (e-)loket van de gemeente waar hij of zij woont. Het uittrekstel uit het strafregister mag maximaal 1 maand oud zijn op het moment dat het wordt voorgelegd.
Wat bij veroordeling?
Indien het uittreksel uit het strafregister een veroordeling vermeldt, zal de organisatie een beoordeling moeten maken. De organisatie houdt hierbij rekening met de volgende elementen:
- contextuele gegevens
- het tijdsverloop sinds een mogelijke veroordeling
- het feit of het gaat om een veroordeling wegens feiten gepleegd ten aanzien van een minderjarige
- andere elementen die de organisatie relevant acht
En wat met GDPR?
De organisatie moet als verwerkingsverantwoordelijke zorgen voor een correcte verwerking van de persoonsgegevens op het uittreksel, conform de GDPR-regels.
Enkele aandachtspunten:
- De enige verwerkingswijze die het decreet toelaat, is controle, namelijk het controleren van het goed en zedelijk gedrag van de betrokkene.
- De organisatie mag het uittreksel uit het strafregister niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de controle. Nadat de controle is verricht en de beslissing is genomen, moet de organisatie het uittreksel vernietigen. Er mogen ook geen interne notities worden bijgehouden waarin de inhoud van het uittreksel wordt overgenomen. De organisatie houdt in het personeelsdossier de datum van controle bij.
- De organisatie moet de passende maatregelen nemen voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens.
- De organisatie stelt een lijst op van de personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens, met een beschrijving van hun functie ten opzichte van de verwerking van de beoogde gegevens. De organisatie moet deze lijst ter beschikking houden van de gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Deze personen zijn verplicht, door een wettelijke of statutaire verplichting, of anders door een evenwaardige clausule in hun contract, om het vertrouwelijke karakter van de betrokken gegevens te respecteren.
- De organisatie is transparant naar de (nieuwe) medewerker over de verwerking. Zo moet het duidelijk zijn voor welk doeleinde zij het uittreksel uit het strafregister moeten voorleggen, en dat de persoonsgegevens na de controle in hun geheel worden vernietigd. Ook moet het duidelijk zijn tot wie zij zich moeten richten voor de uitoefening van hun rechten inzake de bescherming van hun persoonsgegevens.
Meer informatie
- Departement Cultuur, Jeugd en Media ontwikkelde een draaiboek.
- Op de website van De Ambrassade staat een flowchart en FAQ.
- Organisaties met een beroepskracht kunnen ook terecht bij Sociare.
- Meer informatie voor sportorganisaties bij de Vlaamse Sportfederatie.