Veelgestelde vragen uitleendienst

We hebben een nieuwe webshop. Elke vereniging moet zich opnieuw registreren. De persoon die de registratie doet, is de hoofdcontactpersoon. Die wordt de beheerder van het account. Die beheerder zal na de goedkeuring zelf gebruikers kunnen toevoegen en verwijderen. 

De VGC-directie bekijkt elke aanvraag voor ze die goedkeurt. Reken erop dat dit 3 weken kan duren. Registreer je vereniging nu al, ook al heb je op dit moment nog geen concrete lening gepland. 

Per vereniging is er één hoofdcontactpersoon of beheerder. De beheerder is iemand die op langere termijn een centrale rol speelt binnen de vereniging en die een belangrijke taak heeft; het beheer van het account voor de vereniging. 

De beheerder 

• registreert de vereniging als eerste. 
• krijgt het overzicht en de controle over alle gebruikers van de VGC-uitleendienst binnen zijn/haar vereniging. 
• kan andere gebruikers toevoegen, wijzigen en schrappen. 
• kan zelf ook materiaal reserveren

Als er een probleem is met een gebruiker, een uitlening, de communicatie… contacteren we de beheerder.

Gebruikers zijn andere gebruikers van een vereniging. De beheerder voegt hen toe. Gebruikers kunnen materiaal reserveren, aanvragen consulteren en wijzigen. Een gebruiker kan geen gebruikers toevoegen of verwijderen.

Dat kan tot drie weken duren. Het goed- of afkeuren van een aanvraag hangt af van veel elementen waarover we zelf niet altijd controle hebben. Vraag je account dus tijdig aan, ook als je nog geen evenement gepland hebt.

Ja. De hoofdgebruiker beheerder kan extra accounts aanmaken. De eerste registratie van de vereniging gebeurt door de hoofdcontactpersoon of beheerder.

• De beheerder kan gebruikers verwijderen. Op die manier komen er accounts vrij voor toekomstige gebruikers van de vereniging. 
• Je mag dit ook zelf melden aan de uitleendienst. Dan verwijderen zij je account achter de schermen. 
• Verlaat de beheerder van het account je organisatie? Neem dan contact op met de uitleendienst. 
   

Ja. Als je een regulier lid bent van die verenigingen kunnen de betreffende beheerders je als gebruiker toevoegen in meer dan één vereniging. Bij het inloggen kun je kiezen voor welke vereniging je een aanvraag wilt doen.

Nee, privégebruik van het materiaal is niet toegelaten.

Ja, dat kan, op voorwaarde dat je studentenvereniging:

• erkend is door een Nederlandstalige studentenkoepel 
• verder voldoet aan de andere toelatingsvoorwaarden van de uitleendienst
• je aanvraag wordt goedgekeurd door de algemene directie Onderwijs en Vorming. 
   

Nee. Privépersonen kunnen geen gebruikmaken van de uitleendienst. Een leerling of student wordt als privépersoon beschouwd. 
Je school kan wél materiaal ontlenen dat je nodig hebt voor schoolprojecten, opdrachten of activiteiten.

Nee. Een muziekband wordt beschouwd als een groep privépersonen. Privépersonen kunnen geen gebruik maken van de uitleendienst.
Organiseert een vereniging die wel gerechtigd is om materialen te ontlenen een activiteit waarbij je band optreedt? Dan kan die vereniging wél materialen reserveren die je nodig hebt voor het optreden.

Het bestuur van de vzw moet bestaan uit natuurlijke personen (dus individuele mensen met een naam en voornaam), en niet uit rechtspersonen zoals vennootschappen (bv, nv, cv …). 
In de praktijk komt het soms voor dat één of meerdere vennootschappen het bestuur vormen van een vzw, vaak bij zeer grote verenigingen of bij vzw’s die eigenlijk een commercieel doel dienen.  
Wordt jouw vzw (deels) bestuurd door één of meer ondernemingen/vennootschappen, dan komt ze niet in aanmerking om gebruik te maken van de uitleendienst. 

Nee. Je privéwoonplaats speelt geen rol. Je vereniging moet haar zetel of een lokale afdeling in Brussel hebben. Dit controleren we via de oprichtingsakte of de Kruispuntbank. De activiteit waarvoor je materiaal wil lenen, moet wel plaatsvinden in Brussel.

Nee, de activiteit moet plaatsvinden op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. We kunnen uitzonderingen maken voor kampen en gesloten activiteiten van Brusselse verenigingen. Hiervoor moet je eerst toelating aanvragen.

Nee. De uiteindelijke begunstigde van de activiteit is een privépersoon of een commerciële organisatie, en niet de vereniging zelf.

Materiaal van de uitleendienst mag je alleen gebruiken voor activiteiten die passen binnen de doelstellingen van het reglement en waarvan de vereniging zelf de organisator en begunstigde is.

Ja, samenwerken met andere verenigingen is zeker mogelijk. Wanneer alle betrokken verenigingen onder het reglement van de uitleendienst vallen, vormt dit geen enkel probleem. 
Zijn niet alle partners gerechtigd om zelf materiaal te ontlenen? Dan bekijken we wie de hoofdorganisator is. Dat bepalen we aan de hand van verschillende elementen, zoals wie financieel verantwoordelijk is voor de activiteit.
In die gevallen kan de verwerking van de aanvraag langer duren, omdat we eerst alle informatie moeten hebben om een correcte beoordeling te maken. De betrokken VGC-directie beoordeelt deze aanvragen.
 

Nee. Je mag materiaal niet:

• overdragen
• uitlenen
• verhuren
• aan anderen doorgeven

Privégebruik en commercieel gebruik zijn verboden.

Met de online reservatietool Uitleen | Vlaamse Gemeenschapscommissie.  

Je moet ingelogd zijn om prijzen en beschikbaarheid te zien. Zonder login kun je alleen bekijken welk materiaal er in de catalogus zit. 

Logingegevens krijg je na registratie.

Van 6 maanden tot 7 dagen voor de afhaaldatum. Beschikbaarheid hangt af van het materiaal en de ontleentermijn. 

• Je kunt maximaal 6 maanden en minstens 7 dagen voor afhaling reserveren. 
• Tijdelijk erkende verenigingen kunnen alleen reserveren in de periode dat ze erkend zijn. 
• Sommige dagen en materiaal kunnen onbeschikbaar zijn door werkdruk, verlofperiodes (bijvoorbeeld tussen  24 december en 1 januari) of uitzonderlijke omstandigheden. 
• Soms is materiaal onbeschikbaar. Dat kan zijn door een defect, of omdat het in herstelling is. Bel ons om je te informeren over mogelijke alternatieven. 

Je ontvangt een bevestigingsmail met: 

• de materialen 
• de uitleenperiode 
• afhaal- en terugbrengmoment 
• de uitleenvergoeding 

Je kunt alles ook bekijken in je account. 

We vinden het belangrijk dat we je vlot kunnen bereiken voor én na je uitlening. Soms hebben we vragen over de samenstelling van je aanvraag. Héél af en toe gebeurt het dat een artikel defect geraakt net voor je het wil gebruiken. Als contact opnemen onmogelijk zou blijken, kunnen we je uitlening annuleren.

Ja. 

• Tot 7 dagen voor afhaling kun je aanpassingen doen via je account in de webshop.
• Nadien kan dat alleen nog telefonisch.
• We kijken bij elke wijziging na of andere reservaties niet in het gedrang komen.

Ja, tot 7 dagen voor de afhaaldatum kun je de samenstelling van je uitlening wijzigen. Via je account in de webshop kun je de inhoud van de bestaande aanvragen bekijken en wijzigen.

Ja. 

• Gratis tot 7 dagen voor afhaling, via ‘mijn account’ 
• Annuleer je later, dan moet je de vergoeding wel nog betalen.  
• Bij bewezen overmacht kunnen we beslissen dat je geen vergoeding hoeft te betalen. 

Nee, van bepaalde soorten materiaal kun je een maximaal aantal reserveren. Die maxima zijn ingesteld in de reserveringstool. Afhankelijk van de drukte en soort evenement kunnen we aantallen beperken. Dat doen we omdat we ons materiaal voor zoveel mogelijk verenigingen ter beschikking willen stellen. 

We helpen je graag om een goede materiaallijst samen te stellen. Zo vermijden we dat je tijdens je evenement voor verrassingen komt te staan. Je kunt hiervoor bellen, een mailtje sturen of een afspraak maken om je evenement te bespreken. Als je een onduidelijke of niet-compatibele lijst met artikels aanvraagt, kunnen we die weigeren.

Per ontlening betaal je: 

• Huurprijs voor de materialen 
• Eventuele verbruiksgoederen (zoals extra bellenblaasvloeistof, rookvloeistof, buttons …)

• Aan de balie, bij het afhalen van het materiaal. Je betaalt met je bankkaart. 
• Kosten voor schade, verlies ... kun je nadien betalen. Je krijgt dan een e-mail met betaallink. 

Nee. Deze periode wordt niet in rekening gebracht. Bespreek dit goed op voorhand met de VGC-uitleendienst.

We controleren het materiaal grondig na elk gebruik. De kans dat je defect materiaal meekrijgt is erg klein. Merk je toch iets op? Meld dit meteen via mail of telefoon en bij het terugbrengen. 

Markeer het defecte materiaal zodat we dit snel kunnen (laten) herstellen. Als je niets laat weten en we ontdekken bij controle dat er iets defect is of ontbreekt, gaan we ervan uit dat het defect of verlies tijdens jouw gebruik is ontstaan. 

• Doe altijd aangifte bij de politie en laat een proces-verbaal (PV) opstellen.  
• Kunnen er sporen van inbraak worden vastgesteld? Dan komt de verzekering in principe tussen. Dit geldt ook bij bedreiging of slagen en verwondingen. Zonder sporen van inbraak komt de verzekering niet tussen.  
• Komt de verzekering tussen, dan moet je zelf nog een vrijstelling (franchise) van 125 euro betalen.  
• Onze verzekering dekt niet alle vormen of oorzaken van verlies of diefstal. Het is daarom aangewezen om zelf een aanvullende verzekering te hebben.  

• Wanneer schade het gevolg is van een ongeval of een onvoorziene omstandigheid, zal de verzekering in principe tussenkomen.  
• Is de schade echter ontstaan door verkeerd of onverantwoord gebruik van het materiaal, dan komt de verzekering niet tussen. In dat geval kunnen we jou (de ontlener) de herstellingskosten of de vervangingswaarde aanrekenen. 

Een voorbeeld van onverantwoord gebruik is materiaal dat niet bestand is tegen regen of andere weersomstandigheden toch buiten gebruiken, of een niet-gebalanceerde stroomgenerator gebruiken waardoor een voeding van een toestel doorbrandt. 

We begrijpen dat op een evenement materiaal verloren kan gaan zonder dat er sprake is van diefstal, meestal gaat het dan over kleinere items. Wanneer we een tekort vaststellen, dan krijg je 7 dagen om het materiaal terug te brengen. Na die week sturen we de definitieve factuur van het materiaal. Deze factuur bestaat uit de waarde van het materiaal en een administratiekost.

Vind je het ontbrekende materiaal alsnog na enige tijd terug? Dan kun je vragen om een terugbetaling (crediteren), maar dat is niet gegarandeerd.

Breng het materiaal proper terug, zoals je het ook hebt meegekregen.  

Breng je het materiaal toch vuil terug, dan kan de baliemedewerker je vragen om het ter plaatse te reinigen. Zorg er daarom voor dat er voldoende mensen aanwezig zijn bij de retour.  

Kun je het niet ter plaatse reinigen? Dan rekenen we reinigingskosten en de bijhorende personeelsuren volledig door aan de vereniging.  

Als dit systematisch gebeurt, kan dit een aanleiding zijn om de vereniging uit te sluiten van verdere dienstverlening door de uitleendienst.

Ja, als het een professionele generator is met: 

• inverter spanningsregelaar 
• automatische spanningsregelaar 

Meet de spanning vóór je materiaal aansluit. 

Er is een groot risico als je elektrisch en elektronisch materiaal aansluit op een ongeschikte generator. De voeding kan ‘doorbranden’ bij vermogenspieken die normaal zijn op standaard generatoren. Wees er dus heel voorzichtig mee, want dit soort defecten moet de uitlener zelf vergoeden. De verzekering komt niet tussen.

Gebruik zeker geen inpaktape of sterk klevende ‘ducttape’. Gebruik je dit toch dan: 

• Verwijder je zelf de tape- en lijmresten, reken op +- 10 minuten per meter om dit goed te doen. 

Wil je geen lijmresten? 

• Gebruik kabelbanen. Ook dat zit in ons assortiment. 
• Gebruik ‘gaffa’. Deze tape is relatief makkelijk te verwijderen en laat geen lijmresten na. 

Nee. Bepaalde onderdelen van de kist kunnen beginnen roesten en de materialen in de kist worden nat. Berg de kisten én de inhoud dus steeds droog op.  

Flightcases dienen om de materialen die erin zitten te beschermen en om ze makkelijk te transporteren. Spring steeds respectvol met de materialen om, ook al zitten ze in flightcases. De materialen die in de kist zitten, krijgen schokken te verduren waardoor het materiaal in de kist toch stuk kan gaan. 

Laat de flightcases altijd rechtop staan. In sommige toestellen zit vloeistof (bellenblazer, rookmachine) of losse onderdelen.  

Onze infobalie en het magazijn waar je het materiaal ophaalt en terugbrengt is in Sint-Agatha-Berchem, Technologiestraat 19. Er is een ruime parking. 

De uitleendienst werkt op afspraak. Je kiest je afhaal- en terugbrengmoment bij je reservatie. Respecteer deze momenten zodat het materiaal op tijd beschikbaar is voor de volgende gebruiker. 

Telefonisch is de uitleendienst bereikbaar van maandag tot donderdag tussen 9 en 16 uur, en op vrijdag tussen 9 en 15 uur.  

Je mag materiaal maximaal 20 dagen ontlenen.

• Gesloten aanhangwagen: ja 
• Open aanhangwagen: nee. 
• Gevoelig materiaal (bv. speakers, versterkers, dj-materiaal, projectoren, schermen enzovoorts): nooit in een aanhangwagen 
• In een afgesloten bakfiets of in fietstassen mag je alleen stootbestendig materiaal vervoeren zoals ballen etc.  
• De VGC-uitleendienst kan beslissen om materiaal niet mee te geven, als we vinden dat het transportmiddel niet gepast is. 

Je reservatieformulier vermeldt: 

• Afmetingen per artikel 
• Gewicht per artikel 
• Een suggestie van vervoersmiddel 

Voorzie ook spanriemen en eventueel enkele dekens. 

Nee, dat hoeft niet.

Zorg er wel voor dat degene die in jouw plaats het materiaal komt afhalen of terugbrengen, goed van alles op de hoogte is:

• de naam van de vereniging
• het nummer van de aanvraag
• de timing voor ophalen en terugbrengen
• alle andere voorwaarden

Uiteraard moet die persoon de afspraken naleven zoals met jou afgesproken en zoals in het reglement staat.

Als je materiaal te laat terugbrengt, komen de mensen die het materiaal gereserveerd hebben na jou in de problemen. Dat is dus een zware overtreding van het reglement. Bovenop de verlenging van de huurperiode, rekenen we een extra administratieve vergoeding aan.

Ja, als je sponsors op je website, affiches of in een sponsorboekje vermeldt, dan vragen we je om ook het logo van de VGC in deze communicatie op te nemen. Het logo vind je hier: Huisstijlgids en communicatie | Vlaamse Gemeenschapscommissie 

Dat bepaal je zelf, maar hoe meer materiaal je leent, hoe prominenter het logo hoort te zijn.

Laat het ons weten. We bekijken elke melding zorgvuldig en gaan na of het gebruik van het materiaal binnen het reglement past.  
Als uitleendienst doen we er alles aan om correct gebruik te garanderen. Vastgesteld misbruik nemen we ernstig en kan gevolgen hebben voor de betrokken vereniging.

Ja, af en toe voeren we steekproefsgewijs controles uit. We controleren daarbij vooral of je het materiaal in goede omstandigheden gebruikt (bv. beschermd tegen weersinvloeden) en of het gebruik binnen de doelstellingen van de uitleendienst valt.  
Wanneer blijkt dat je het materiaal niet correct of niet volgens het reglement gebruikt, kunnen we het uitzonderlijk vroegtijdig terugvorderen.