Formulieren financiële verantwoording

Hier vindt u informatie voor alle organisaties die subsidies krijgen van de VGC. Op deze pagina staan onder andere de formulieren die moeten gebruikt worden bij de financiële verantwoording.
Organisaties die minder dan 25.000 euro subsidie per jaar krijgen dienen enkel de financiële verantwoording van de uitgaven gedaan met de VGC-subsidie(s) te bezorgen; de stukken op organisatieniveau moeten niet ingediend worden.

Financiële verantwoording van uitgaven gedaan met VGC-subsidie(s)

Elke organisatie dient met een financieel verslag aan te geven welke kosten gemaakt zijn voor de realisatie van het doel waarvoor de subsidie werd toegekend; tevens dienen de opbrengsten vermeld te worden, die in het kader van het doel zelf of uit de andere bronnen werden verworven.
Er worden geen facturen (voor werkingskosten) en/of individuele rekeningen (voor lonen) opgevraagd.

Wanneer? De indiening moet uiterlijk op 31 maart van het daaropvolgend jaar gebeuren of binnen de 3 maanden na afloop van de subsidieperiode.

Opmerking: De organisatie is niet verplicht om de VGC-formulieren te gebruiken en mag eigen documenten opsturen: deze eigen documenten moeten dan wel overzichtelijk zijn en dezelfde informatie bevatten als de VGC-modelformulieren.

De VGC stelt de volgende formulieren ter beschikking:

Voor organisaties met een dubbele boekhouding:

  • Formulier 15a (xls): Kosten en opbrengsten m.b.t. de VGC-subsidie.
    U moet telkens één document invullen per gesubsidieerde werking of project.
  • Formulier 16a (xls): Personeelskosten en tussenkomsten met betrekking tot de VGC-subsidie; dit formulier dient enkel gebruikt te worden als er personeels- en/of enveloppensubsidies zijn toegekend.

Voor organisaties met een enkelvoudige boekhouding:

  • Formulier 15b (xls): Uitgaven en ontvangsten m.b.t. de VGC-subsidie.
    U moet telkens één document invullen per gesubsidieerde werking of project.
  • Formulier 16b (xls): Personeelskosten en tussenkomsten met betrekking tot de VGC-subsidie; dit formulier dient enkel gebruikt te worden als er personeels- en/of enveloppensubsidies zijn toegekend.

Voor de financiering met Stedenfondsmiddelen:

  • Voor de financiering met Stedenfondsmiddelen wordt het Stedenfonds-afrekeningsformulier gebruikt. Dat is beschikbaar in Word (docx) en Excel (xls). De organisatie kiest zelf welke versie ze gebruikt.
    Dit formulier vervangt de formulieren 15a, 16a, 15b en 16b.

Voor feitelijke verenigingen, gemeenten, OCMW’s en andere instellingen van openbaar nut:

  • Enkel formulieren 15b en 16b zijn van toepassing voor niet-Stedenfondsmiddelen; voor Stedenfondsmiddelen dienen de Stedenfonds-afrekeningsformulieren gebruikt te worden.

Documenten op organisatieniveau

De VGC wenst een beter inzicht te krijgen in de werking en financiële gezondheid van de gesubsidieerde organisaties: hiervoor vraagt de VGC een aantal documenten op.

Welke documenten? Balans en resultatenrekening van het voorbije jaar en de begroting van het lopend jaar.
Indien minstens 100.000€ is ontvangen aan VGC-subsidie (s) door de organisatie in het voorbije jaar, dient eveneens een controleverslag toegevoegd te worden van een bedrijfsrevisor (lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren) of een externe accountant (lid van het Instituut van de Accountants en Belastingconsulenten), die geen andere opdrachten vervult voor de vereniging.
Wie? Deze documenten dienen enkel bezorgd te worden door organisaties, die op jaarbasis minstens 25.000€ (werkings- en/of projectsubsidies) van de VGC hebben ontvangen.
Deze verplichting geldt niet voor feitelijke verenigingen, gemeenten, OCMW’s en andere instellingen van openbaar nut.
Wanneer? De indiening moet uiterlijk op 15 juni van het jaar volgend op het subsidiejaar gebeuren.
Opmerking: De organisatie is niet verplicht om de volgende VGC-formulieren te gebruiken en mag eigen documenten opsturen: deze eigen documenten moeten dan wel overzichtelijk zijn en dezelfde informatie bevatten als de VGC-modelformulieren.

De VGC stelt de volgende formulieren ter beschikking:

Voor organisaties met een dubbele boekhouding:

  • Formulier 17a (xls): ‘Resultatenrekening’ van het voorbije jaar en ‘Begroting’ van het lopend jaar.
  • Formulier 17b (xls): ‘Balans’ van het voorbije jaar.

Voor organisaties met een enkelvoudige boekhouding:

  • Formulier 17c (xls): ‘Staat van Ontvangsten en Uitgaven’ (Model B) van het voorbije jaar en ‘Begroting’ van het lopend jaar.
  • Formulier 17d (xls): ‘Staat van Vermogen’ (Model C) van het voorbije jaar.